Undirbúningur stjórnkerfisbreytinga í skólum á Akureyri og í Reykjavík. Verkefnamat.

Abstract

Markmiðið með þessu verkefni var að gera verkefnamat á undirbúningi stjórnkerfisbreytinga í skólamálum á Akureyri og í Reykjavík sem stóðu yfir á árunum 2010-2012. Matið var að mestu unnið á tímablinu janúar til ágúst 2012, en undirbúningur þess stóð frá hausti 2010. Matið byggir á skriflegum heimildum er varða vinnu starfshópa sem unnu að endurskoðun stjórnkerfisbreytinga, bakgrunnsgagna, útgefinna skýrslna og fundargerða. Tekin voru viðtöl við tvo lykilaðila í endurskoðunarferlinu hjá báðum sveitarfélögunum. Störf hópanna voru metin með hliðsjón af kenningum um breytingastjórnun og leiðbeiningum fjármálaráðuneytisins um sameiningar stofnana.Störf hópanna á Akureyri og í Reykjavík voru keimlík, þótt gengið hafi verið út frá ólíkum forsendum þegar lagt var af stað. Megintilgangur endurskoðunarinnar var þó hinn sami hjá báðum sveitarfélögum, að leita hagræðingar í stjórnkerfi skóla án þess að ganga nærri faglegu starfi skólanna.Niðurstöður verkefnamatsins benda til að vinna sveitarfélaganna samrýmist á margan hátt fræðum í breytingarstjórnun. Starfshóparnir virtust metnaðarfullir og reynt var að vanda til verka; afla fræðilegra og hagnýtra upplýsinga, skoða fjölda hugsanlegra möguleika, upplýsa og hafa samráð við hagsmunaaðila og sérfræðinga og vinna greinargóðar skýrslur.Í Reykjavík einkenndist vinnan af miklu samráði og virku upplýsingaflæði, sem þó virðist ekki hafa skilað sér nægilega vel til að afla tillögum stuðnings. Einnig var haft töluvert samráð á Akureyri, þótt það hafi verið í minna mæli en í Reykjavík. Tillögurnar fengu þar nánast enga fjölmiðlaumfjöllun þótt ekki hafi ríkt full sátt um þær.Niðurstöður sýna að þrátt fyrir að notast sé við aðferðir breytingastjórnunar með skipulögðum hætti er ekki hægt að útiloka mikla andstöðu við breytingar, bæði meðal starfsmanna og íbúa.

The thesis describes a program evaluation of the reorganization process of pre- and elementary schools in Reykjavik and Akureyri municipalities during 2010-12. The study reviews the work of two separately working project management groups. In each municipality a key member of the project management team was interwieved and the group reports reviewed. In addition reports from county council meetings and municipal school board meetings were studied and media coverage collected. The process is evaluated considering change management theories and a governmental guideline on mergers in public administration.In both municipalities the overall aim was to improve management and seek cost reductions in school administration without reducing the service to pupils.The evaluation concludes that both municipalities adhered to public guidelines by acquiring a wide array of information, evaluating several options, informing and consulting stakeholders and specialists and keeping detailed information available to public. The process was in accord with literature on change management.In Reykjavik there was a very broad consultation within the entire administrative system and information was shared with stakeholders and public. Yet the response in media was widespread and negative and the political support not as broad as expected when the project started. In Akureyri consultation was rather extensive and information was available to public. There was limited discussion in media, even though there was no consensus on the suggested school mergers.The evaluation shows that even though change management methods are systematically used, resistance to change amongst staff and citizens cannot be fully avoided.