is Íslenska en English

Lokaverkefni (Meistara)

Háskóli Íslands > Félagsvísindasvið > Meistaraprófsritgerðir - Félagsvísindasvið >

Vinsamlegast notið þetta auðkenni þegar þið vitnið til verksins eða tengið í það: http://hdl.handle.net/1946/23557

Titill: 
  • Skjalamál íslenskra dómstóla. Í nútíð og framtíð – ætti að rafvæða þau?
  • Titill er á ensku Records management of Icelandic courts. Now and in future – should it be electronic?
Námsstig: 
  • Meistara
Útdráttur: 
  • Markmið rannsóknarinnar var að fá innsýn í hvernig íslenskir dómstólar halda utan um skjöl sín, hvernig þau verða til og hvernig þau eru varðveitt. Einnig var spurt hvort væri æskilegra að fást við skjöl á pappír, eins og nú er, eða taka upp rafræna vinnslu dómsmála. Ljóst er að mikið magn af pappírsskjölum myndast í dómskerfinu og þar sem dómskjöl eru mikilvæg gögn er skylt að varðveita þau til frambúðar. Sjö stofnanir tóku þátt í rannsókninni, sem byggðist á viðtölum og vettvangsathugun. Þrjár þeirra kusu að koma fram undir nafni: Dómstólaráð Íslands, Hæstiréttur Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands (ÞÍ). Niðurstöður rannsóknarinnar voru meðal annars þær að haldið var upp á öll dómskjöl á pappír og oftast var auðvelt að finna þau, en ekki héldu allir dómstólar skipulega upp á vinnugögn og aðra málaflokka, sem nefndust stjórnsýsluerindi til aðgreiningar frá dómsmálum. Öryggismál mátti bæta. Gengið var frá dómskjölum við málslok til langtímavarðveislu en fram að því voru þau ekki endilega í bruna¬heldum skjalahirslum. Nokkrum skjalageymslum var ábótavant, meðal annars sáust vatns- eða frárennslislagnir uppi við loft. Gert er ráð fyrir að skjölum sé skilað til ÞÍ er þau hafa náð 30 ára aldri, en sumir dómstólar höfðu þurft að skila þeim fyrr vegna plássleysis í geymslum. Mikil vinna gat fylgt því að ganga frá skjölum til að geta skilað þeim til ÞÍ, og í sumum tilfellum voru með gömlum málum afrit og aukahlutir sem þurfti að hreinsa burt. Innleitt hafði verið rafrænt skjalastjórnarkerfi við Hæstarétt fyrir öll skjöl réttarins. Á héraðsdómstiginu hafði slíkri innleiðingu verið slegið á frest vegna fjárskorts, en til var gamalt málaskrárkerfi sem hélt aðeins utan um dómskjöl. Öll dómskjöl voru varðveitt á pappír og afrituð meðan á máli stóð en afritum þurfti að eyða að máli loknu. Minnst fimm viðmælendur af tíu vildu breyta því og taka upp rafræna vinnslu dómsmála, en sumir höfðu á orði að líklega þyrfti samt að hafa eitt eintak á pappír af hverju dómskjali. Til þess að rafvæðing dómsmála yrði gerleg þyrfti meðal annars að breyta lögum og tryggja að rafræn dómskjöl yrðu vistuð með öruggum hætti þar sem staðfesta mætti að þau væru í sínu upprunalega ástandi. Tveir viðmælendur létu í ljósi efasemdir um rafræna vinnslu dómsmála, og það sjónarmið kom fram að skjöl á pappír kynnu að hafa meira sönnunargildi. En bent var á að ýmsir kostir fylgdu rafvæðingu, til dæmis að einfaldara og fljótlegra yrði að senda skjöl rafrænt til dómstóla eða milli dómstiga en í bréfpósti, og að spara mætti fé og tíma sem nú fer í að afrita dómskjöl á pappír.

  • Útdráttur er á ensku

    The purpose of this study was to gain insight into record management of Icelandic courts. How are court records created and how are they preserved? The question is asked: is it preferable to continue managing court records as paper documents, or to introduce electronic court filing? The justice system generates quantities of paper records which are of such importance that they must be preserved in the long term and archived. The research was based on interviews and field research. Seven institutions participated, four anonymously, while three opted against anonymity: the Judicial Council, the Supreme Court and the National Archives. The study revealed inter alia that all court records were preserved in paper form and were easy to locate, while working documents and other records were not systematically filed by all courts. There were security issues. When a case was closed, all records were filed and archived, but while a case was in progress, its records were not always stored in a secure location. Some archive storage rooms were inappropriate, for instance because of water pipes under the ceiling. All government institutions must send 30-year-old records to the National Archives, but some courts had needed to send them sooner due to lack of their own archive space. This process could involve a lot of work: some older files contained copies and superfluous elements (such as paperclips) which had to be removed. An electronic records management system (ERMS) had been introduced at the Supreme Court, which was used for all its records. The district courts had postponed introduction of an ERMS due to lack of funding, but an old computer filing system was used for court records. All court records were preserved in paper form; copies made during a case were deleted when it was concluded. At least five interviewees of ten wished to change this arrangement and introduce electronic court filing, but some said that it would probably still be necessary to preserve one paper copy of each court record. In order to introduce electronic court filing, amendments to legislation are necessary, and also secure computer systems which could verify the authenticity of the records. Two interviewees expressed doubts on electronic court filing, and it was suggested that paper records might have greater evidentiary value. But it was also stated that electronic court filing had some merits: for instance transferring records from one body to another could be done more quickly and easily, thus saving money and time now spent on making paper copies.

Samþykkt: 
  • 12.1.2016
URI: 
  • http://hdl.handle.net/1946/23557


Skrár
Skráarnafn Stærð AðgangurLýsingSkráartegund 
Einar_Arason_MLIS_Skjalam_domst.pdf4.09 MBOpinnHeildartextiPDFSkoða/Opna
Kapa5.pdf400.84 kBOpinnForsíðaPDFSkoða/Opna
Yfirlýsing_Einar.pdf383.97 kBLokaðurYfirlýsingPDF