Vistun skjala og upplýsinga sem verða til við fjarvinnu hjá eftirlitsstofnunum ríkisins

Abstract

Könnun var framkvæmd um skjalamál eftirlitsstofnana ríkisins. Markmið hennar var að gefa heildarmynd af skjalastjórn stofnananna. Notuð var megindleg aðferðarfræði og spurningalisti sendur til þátttakenda. Hér verður kynntur einn hluti rannsóknarinnar sem snýst um hvort starfsmenn stunduðu fjarvinnu og ef svo reyndist, hvernig farið var með upplýsingar sem urðu til í starfi á vettvangi eða heima. Möguleikinn á að vinna fjarri skrifstofu hefur aukist með tilkomu tækja eins og fartölva, spjaldtölva og snjallsíma. Samkvæmt lögum, sem snúa að skjalastjórn, þurfa opinberar stofnanir að varðveita til frambúðar öll skjöl sem varða stofnunina. Kannað var hvort starfsmenn gátu skráð og vistað skjöl sem urðu til við fjarvinnu í rafræn skjalastjórnarkerfi viðkomandi stofnunar, hvort stofnunin hefði sett verklagsreglur varðandi slíkt og hvort fylgst hefði verið með því að starfsmenn skráðu slíkar upplýsingar. Þá var kannað hvort fyrir hefði komið að skjöl hefðu glatast vegna þess að skráning og vistun skjala hefði misfarist. Niðurstöður gefa til kynna að meginþorri stofnananna gerðu starfsmönnum kleift að stunda fjarvinnu, hjá rúmlega helmingi þeirra gátu starfsmenn vistað og skráð upplýsingar í rafrænt skjalastjórnarkerfi en einungis liðlega fjórðungur þeirra hafði sett verklagsreglur varðandi vistun og skráningu. Einungis tæp 40% stofnananna hafði eftirlit með vistun og skráningu en sjaldgæft var að upplýsingar sem urðu til við fjarvinnu glötuðust.