Ávinningur rafrænnar skjalastjórnunar: „Þetta opnar gáttir"

Abstract

Í rannsókn þessari var leitast við að öðlast innsýn í ávinning skipulagsheilda af rafrænni skjalastjórnun. Rannsóknin var byggð á eigindlegri rannsóknaraðferð og voru átta hálfopin djúpviðtöl tekin við skjalastjóra og ábyrgðarmann skjalamála. Auk þess voru fyrirliggjandi gögn úr innra og ytra umhverfi skipulagsheildanna greind. Markmið rannsóknarinnar var að öðlast skilning á þeim ávinningi sem hlýst af því að koma á rafrænni skjalastjórnun. Einnig var tilgangurinn að fá innsýn í hvaða atriði kynnu að hafa áhrif á hvernig til tekst að innleiða rafrænt kerfi og fá starfsmenn til að nota það og hvort innleiðingin hafi áhrif á þann ávinning sem hlýst af því að koma kerfinu á. Auk þessa var athugað hvort sjá mætti mun á innleiðingu hjá einkafyritækjum annars vegar og opinberum stofnunum hins vegar. Niðurstöður sýndu að hvatar til innleiðingar voru kröfur úr innra og ytra umhverfi skipulagsheildanna. Einnig kom fram að höfuðmáli skipti að skjalastjóri færi með stjórn innleiðingar, stuðningur stjórnenda og markviss fræðsla og þjálfun starfsmanna reyndist lykilatriði. Andstaða kom upp á meðal starfsmanna og vænlegast var að takast á við hana með fræðslu. Hvatar til notkunar, verklagsreglur, leiðbeiningar og eftirlit skipti máli. Niðurstöður sýndu einnig að eldri starfsmenn áttu erfiðara með að tileinka sér noktun kerfisins. Ávinningur var margvíslegur en yfirsýn, aðgengi upplýsinga og gagnsæi hjá skipulagsheildunum varð betra. Notkun rafrænu kerfanna hafði í för með sér þekkingarstjórnun, aukið utanumhald og skipulag. Þær ályktanir voru dregnar að munur væri á rafrænni skjalastjórnun hjá einkafyrirtækjum og opinberum stofnunum en yfirleitt er lengra síðan farið var að innleiða rafræna skjalastjórnun í opinberum stofnunum. Niðurstöður sýndu einnig að skjalastjóri fór með stjórn innleiðingar í öllum tilvikum hjá opinberum stofnunum en hjá helmingi einkafyrirtækja og í þeim tilvikum þurfti að endurmarkaðssetja kerfið og hætta við innleiðingu.

The research objective was to examine the benefits of electronic records management for organisations. Data was collected using qualitative research methods, in which eight semistructured in depth interviews were conducted with records managers and guarantor of both public instituations and private companies. Data from the inner and outer environments of the organisations was also analysed. The aim of this research was to gain an understanding of the benefits of the implementation of a electronic records management system. The purpose was also to get an insight into the factors that may effect how well the system is implemented, such as what motivates employees to use the system. Furthermore, the aim was to consider whether the method of implementation would effect the benefits of the system and whether there were any differences in implementation methods between the public institutions and private companies. The results indicate that demands from the organisations’ internal and external environment caused them to implement the system. The implementation phase was smoother if overseen by a records manager. Other important factors include the support of managers and training of employees during the implementation. Opposition did occur amongst employees and key factors in dealing with the opposition was keeping them informed. Encouraging employees, procedures and directions were effective. The findings also suggest that older employees had more difficulty using the system. Benefits were seen in various ways. The use of an electronic management system resulted in a better overview and structure, better knowledge management and access to information as well as increased transparency within the organisations. In light of the findings it is concluded that public institutions have used digital records systems for a longer time than private companies. Another difference emerged in that records managers supervised the implementation of the new system in all cases in the public institutions, whereas the process in private companies was led by records managers in half the cases. In the cases where the implementation was conducted without being led by a records manager the new system had to be remarketed and the implementation had to be cancelled.