Verkfæri skjalastjórnar. Lykillinn að árangri

Abstract

Markmiðið með þessari rannsókn var að skoða hvernig innleiðing rafræns skjalastjórnarkerfis (RSSK) hjá tiltekinni stofnun gekk fyrir sig, allt frá þarfagreiningu til daglegrar vinnslu í kerfinu. Reynt verður að svara hvort innleiðing RSSK hafi tekist miðað við það sem lagt var upp með. Með því að greina ferlið er vonin sú að geta áttað sig á hvað hefði mátt betur fara og nýta þær upplýsingar til úrbóta. Um er að ræða svokallaða raundæmisrannsókn (e. case study). Það er rannsókn á stakri heild á þeirri forsendu að hægt sé að öðlast þekkingu á fyrirbærinu í víðum skilningi. Hún byggir á blandaðri aðferðafræði, eigindlegum og megindlegum rannsóknaraðferðum. Beitt er því sem kallað er þríhliða rannsóknaraðferð (e. triangulation). Með því að nota nokkrar rannsóknaraðferðir er betur hægt að skoða hvernig samræmi á milli niðurstaðna úr mismunandi rannsóknaraðferðum er háttað. Lagt var upp með rannsóknarspurninguna hvernig til hefði tekist með innleiðingu á rafrænu skjalastjórnarkerfi hjá tiltekinni skipulagsheild. Skoðað var meðal annars hvernig undirbúningi við innleiðinguna hefði verið háttað, hvernig staðið hefði verið að vali á kerfi og hvernig kennsla og þjálfun hefði gengið fyrir sig í þeim tilgangi að afmarka viðfangsefnið betur. Tekin voru viðtöl við sex starfsmenn sem almenna notendur kerfisins. Tveir þeirra voru jafnframt sérfræðingar og einn jafnframt stjórnandi, og komu þeir þrír síðasttöldu að vali og innleiðingu RSSK. Gerð var þátttökuathugun þar sem rætt var við notendur í sínu vinnuumhverfi og fylgst með notkun þeirra á RSSK. Að lokum var gerð spurningakönnun þar sem spurningalista var beint til svokallaðs markmiðsúrtaks, það er úrtak sem valið er með tilliti til þess sem rannsaka á.Helstu niðurstöður eru þær að innleiðingarferli RSSK sé vanmetinn þáttur í skjalastjórn. Kennsla og þjálfun er mikilvægur hluti af innleiðingu, samt sem áður vantar að hún sé skipulögð með markvissum hætti. Þessar niðurstöður ríma að mörgu leyti við aðrar íslenskar rannsóknir eins og könnun Þjóðskjalasafns Íslands árið 2012 og könnun Borgarskjalasafns Reykjavíkur árið 2013, þar sem í ljós kom að skjalastýringu væri víða ábótavant þrátt fyrir að löggjafinn hafi sett nokkuð ítarlegar reglur þar um. Því má ætla að niðurstöður þær sem hér er greint frá geti komið að notum í hagnýtum tilgangi og við frekari rannsóknir.

The aim of this study is to identify the process of implementation of Electronic Records Management Systems (ERMS) in a specific organization, from the initial needs analysis to the daily processing operations. An attempt will be made to determine whether the implementation was successful based on the original proposal. By analyzing the process it is hoped to establish what might have worked better and to utilize that information for improvements.This is a so-called case study, that is, an analysis of a single completed case based on the assumption that it is possible to obtain an understanding of the phenomenon in a broader sense. The study is based on mixed methodologies, both qualitative and quantitative research methods. It uses a method called triangulation. By using more than one method, any consistency between the results of the various research methods can more clearly be seen. The original research proposal was to determine how successful the implementation of an ERMS was within a specific organization. The research included an analysis of the preliminary preparations, how the selection of the system was arrived at and how the instruction and employee training was handled, with the aim of further delimiting the subject. Six employees, general users of the system on a daily basis, were interviewed. Two of them were also specialists and one was also a manager. Those three were involved in the selection of the ERMS and its implementation. A participatory survey was performed where each user was interviewed at his or her work station and their use of the ERMS was observed. Finally, a questionnaire was directed towards a purposive sampling, i.e. a sampling selected based on the subject being studied.Key findings of this study are that the implementation process of ERMS is an underestimated factor in records management. Instruction and training is a vital element in implementation, however it was not systematically planned and organized. These findings coincide to a certain extent with other Icelandic studies such as the survey by Þjóðskjalasafn Íslands (the Icelandic National Archives) in 2012 and the survey by Borgarskjalasafn Reykjavíkur (the Reykjavík City Archives) in 2013, where it was discovered that records management was widely deficient, although legislative statutes regarding records management were quite specific. Thus it may be anticipated that the results of this study can be useful for practical purposes as well as for future research.