Timian Software ehf. : innleiðing breytinga með rafræna innkaupa-, beiðna- og sölukerfinu Timian á Öldrunarheimili Akureyrar

Abstract

Örar og flóknar breytingar í viðskiptaumhverfinu gera það að verkum að skipulagsheildir þurfa að vera vel á verði fyrir nýjungum og vera tilbúin að sinna sífelldum endurbótum til að tileinka sér þær. Það má því segja að breytingar séu eitthvað sem enginn getur flúið. Innkaupavefurinn Timian er mikilvægt dæmi um nýjung og tækniþróun sem Öldrunarheimili Akureyrar (ÖA) hefur tileinkað sér, en innleiðing kerfisins hófst vorið 2015. Ef staðið er rétt að innleiðingu breytinga á borð við þá rafrænu þjónustu sem Timian er, fer mun minni tími og kostnaður til spillis. Markmið verkefnisins og tengdri rannsókn er að greina hvernig staðið var að innleiðingu Timian kerfisins á ÖA. Rannsóknarspurningarnar snúa að innleiðingunni og hverju hún hefur skilað, bæði fyrir stjórnendur og starfsmenn. Komið verður inn á hvað hefur breyst með tilkomu kerfisins og hver ávinningur þess er. Lögð verður áhersla á breytingastjórnun, bæði fræðilega sem og tengingu hennar við markaðinn og innleiðingu breytinga á borð við Timian kerfið inn á ÖA. Við vinnslu þessa verkefnis var stuðst við eigindlegar jafnt sem megindlegar rannsóknaraðferðir. Eigindlega rannsóknin byggðist annars vegar upp á viðtölum við starfsmenn á ÖA og hinsvegar á viðtali við tvo lykilstjórnendur. Starfsmenn voru valdir af handahófi og fyrir þá lagður spurningalisti. Einnig var gerð megindleg rannsókn sem fólst í því að rafræn könnun var send á alla starfsmenn innan ÖA sem höfðu starfað frá því að innleiðing á Timian kerfinu hófst, eða í u.þ.b. eitt ár. Í báðum tilfellum voru starfsmenn ÖA spurðir út í upplifun þeirra af innleiðingarferlinu sjálfu og reynslu eftir að kerfið var innleitt. Niðurstöður rannsóknar benda til þess að starfsmenn hafi almennt góða reynslu af innkaupakerfinu Timian þrátt fyrir ýmsa vankanta við innleiðingu þess. Stjórnendur eru einnig ánægðir með kerfið og fannst að innleiðing hefði gengið betur en búist hafði verið við.

Rapid and complex changes in the modern day business environment force companies, as well as individuals, to constantly be aware of new innovative solutions and be- ready to go through regular changes in order to adapt them. It can, therefore, be said that change is inevitable. The purchasing system Timian is a prime example of innovative technical development that Akureyri Nursing Homes, ÖA, has adapted. The integration of the system started in the first quarter of 2015. If the integration of software solutions such as Timian, are properly executed, they can result in considerable time and cost savings.The purpose of the research is to assess how the integration of Timian was executed at ÖA. In addition, research questions concerning the integration of the system and staff experience will be answered. The theoretical background of organisational change will be emphasised and, moreover, it will be connected to the project at hand. In order to conduct the research, both quantitative and qualitative research methods were used. The qualitative research was based on interviews with ÖA staff members, chosen at random. A quantitative research was also carried out, in which an online survey was sent to all staff members that have been employed at ÖA since the integration of Timian. Both researches include questions related to the integration of the system and employee experience. The results indicate a generally positive experience of using the Timian purchasing system, despite some minor setbacks during its integration.