Er straumlínustjórnun á Alþingi?

Abstract

Alþingi er oftar en ekki á milli tannanna á fólki, enda virðast flestir hafa skoðanir á því semfer fram innan veggja stofnunarinnar. Í því samhengi eru hugtök á borð við íhaldssemi,skipulagsleysi, sóun og annað nefnt til sögunnar. Það er því áhugavert að bera saman þaðvinnufyrirkomulag sem fer þar fram við hugmyndafræði straumlínustjórnunar. Engarrannsóknir virðast liggja fyrir hér á landi sem fjalla um það efni, þ.e.a.s. þar semstraumlínustjórnun og Alþingi eru borin saman, en nokkuð er um erlendar rannsóknir oggreinar, sem sýna kosti þess að nýta straumlínustjórnun innan ríkisstofnanna til að ná frambetri framleiðni, einfalda verklag og minnka sóun. Straumlínustjórnun, lykilhugtök og þættirinnan hugmyndafræðinnar eru því lagðar til grundvallar að rannsókninni til að bera saman viðniðurstöður viðtala við viðmælendur. En sú aðferðafræði er notuð til að fá innsýn ívinnuumhverfið út frá sjónarmiðum, tilfinningum og reynslu viðmælenda. Viðtölin voru svogreind og kóðuð í fimm meginþemu : 1) Tímastjórnun og sóun, þar er vísað í tímastjórnun ogtúlkun viðmælenda á sóun. 2) Skipulag, skilvirkni og yfirsýn , þar er vísað í það hvernigviðmælendur lýsa skipulagi á vinnu og vinnufyrirkomulagi, ásamt ýmsum þáttum sem komaþar að. 3) Íhaldssemi, hefðir og pólitík, þar er vísað í það hvernig þessir þættir hafa áhrif ábreytingar og þróun. 4) Breytingar í vinnuumhverfi, þar er vísað til breytinga ívinnuumhverfinu, hverju viðmælendur telja að þurfi að breyta, hverju hefur verið breytt oghvað standi í vegi fyrir breytingum. 5) Flæði upplýsinga og gagna, þar er vísað í flæði ávinnustaðnum, á vinnu, gögnum og upplýsingum.Niðurstöður koma kannski ekki á óvart, þar sem margt virðist ábótavant, töluvert er umsóun á tíma, mannauði og þ.a.l. peningum. Þörf er á meira skipulagi og meiraupplýsingaflæði, svo að hægt sé að horfa til framtíðar og taka upplýstar ákvarðanir ímikilvægum málum. Skilvirkari vinnubrögð skapa betra vinnuumhverfi, meiri framleiðni ogminni sóun. Niðurstöður rannsóknarinnar, eru því nokkuð samhljóma þeim rannsóknum semlagðar eru til grundvallar, enda myndi hugmyndafræði á borð við straumlínustjórnun nýtastvel til að ná fram ofangreindum markmiðum.Ljóst er að verkfærin eru til staðar, því vantar bara vilja til að nota þau. Mikil þekking ogauður býr í starfsfólki Alþingis og þingmönnum til að ná fram betra skipulagi og minnkasóun, með því að straumlínulaga vinnuferla og bæta skipulag og skilvirkni.Straumlínustjórnun myndi því nýtast vel sem sameiginlegur grundvöllur til að ná þessummarkmiðum.

Alþingi or the parliament is an institution that almost everyone has an opinion on, especiallywhat happens on the inside and how things are done there. In that context, terms such asconservatism, organization and waste comes to mind. It´s interesting to compare workingarrangements, which have been carried out with a philosophy such as Lean. No studies seemto be available in Iceland about the subject, but some foreign studies and articles, which showthe benefits of utilizing Lean within parliaments/government to achieve better productivity,simplify procedures and reduce waste. Lean, its key concepts and elements are the basis forthis study to compare the results of interviews.Interviews are the main methodology used to gain insight into the working environment,based on the views, emotions and experience of the participants. The interviews whereanalyzed and coded into five main themes: 1) Time management and waste, how theparticipants manage their work and how they define waste. 2) Organize, efficiency andprospect, how the participants organize their work and workhours, efficiency in their workand their prospects. 3) Conservatism, tradition and politics, how these factors influencechanges and development. 4) Changes in the work environment, how changes are made now,what needs to be changed and what hinders changes. 5) The flow of information and data,how the flow really is in the workplace and how data and information flows between stations.The results aren’t that surprising, since many things are problematic, there´s a considerableamount of waste, especially when it comes to time management, human resources andtherefore money. There needs to be more flow within the workplace, especially when it comesto information sharing and structures. This is needed so it’s possible to look to the future,make better and more informed decisions about important issues. Efficient work guidance tocreate better working environment, with higher productivity. The result of this study aresomewhat similar to the result of the foreign study’s used as a basis, that philosophy such asLean would be useful to achieve the goals mentioned above.It’s clear that the tools are there, they only need to be used. Extensive knowledge andprecious staff and the members of the parliament, can be used to achieve a better, organizedand more efficient workplace and make the processes more streamlined. Lean would thereforebe useful as a common ground and a tool to achieve these goals.