Fjarvinna og upplýsingaöryggi innan stofnana og setra Háskóla Íslands

Abstract

Markmið rannsóknarinnar var að kanna skjalamál rannsóknastofnana og setra Háskóla Íslands. Til þess var send út spurningalistakönnun til um 90 stofnana og setra Háskólans og tekið eitt eigindlegt viðtal við tvo starfsmenn hjá skjalasafni Háskólans. Rannsóknaspurningarnar sem stuðst var við voru „hvort skjöl væru geymd á öruggan hátt innan stofnana og setra Háskóla Íslands“, „hvernig meðferð skjalanna væri háttað þegar starfsmenn gátu unnið hvar sem var“ og „hvort haft væri eftirlit með skjalahaldi innan stofnana og setra Háskóla Íslands“. Til þess að svara rannsóknarspurningunum voru niðurstöður spurningalistakönnunnar og viðtalsins teknar saman og túlkaðar. Það voru ekki margar stofnanir eða setur Háskólans sem svöruðu spurningalistakönnunni eða einungis 26 af um 90. Fáar stofnanir eða setur voru með skjalamálin í lagi. Engin stofnun eða setur létu skjalasafn Háskólans varðveita skjöl fyrir sig. Ekkert eftirlit var með fjarvinnu þó svo að starfsmenn stofnana og setra gátu stundað fjarvinnu að vild. Það voru fáar stofnanir og setur með verklagsreglur um fjarvinnu eða almenna öryggisstefnu í upplýsingamálum.

The goal of this study was to investigate records management in research institutes at the University of Iceland. A survey was sent to about 90 research institutes at the University of Iceland as well a qualitative interview was conducted with two employees at the University archive. The research questions were "whether documents were stored safely within institutes of the University of Iceland", "how the documents were handled when employees were able to work remotely" and "whether documents were being monitored within institutes of the University of Iceland". To answer the research questions, the results of the survey and the interview were summarized. Only 26 out of about 90 institutes responded to the questionnaire survey. Results showed that few institutes had a records management system in place and none of them were in contact with the University's archives to properly handle their documents. There were no specific rules regarding working remotely even though staff could work where they pleased. Few institutes had a general information security policy.