Innleiðing rafrænna reikninga hjá Hafnarfjarðarbæ

Abstract

Hafnarfjarðarbær í samstarfi við Inexchange hóf að innleiða móttöku rafrænna reikninga árið 2009. Sveitarfélagið var frumkvöðull á meðal sveitarfélaga hér á landi í móttöku rafrænna reikninga og setti sér háleit markmið til að vinna eftir. Markmiðin sem sett voru í upphafi voru tvö, fyrra var að ná hlutfalli rafrænna reikninga upp í 80% innan 5 ára og hið seinna var að ná öllum stærstu lánardrottnum sveitarfélagsins inn í rafræn viðskipti. Verkefnið fór hægt af stað þar sem fá fyrirtæki voru farin að senda út rafræna reikninga og almenn vanþekking var á ávinningnum sem hægt var að hafa af rafrænum reikningum. Markmið þessa rannsóknarverkefnis er að skoða hvort Hafnarfjarðarbær hafi náð markmiðum sínum nú átta árum eftir að innleiðingarferlið hófst.Rannsóknin er byggð á djúpviðtölum sem tekin voru við fyrrverandi og núverandi starfsmenn fjármálasviðs Hafnarfjarðarbæjar, samþykkjendur í stofnunum Hafnarfjarðarbæjar, ásamt viðtölum við starfsmenn Inexchange og Icepro.Helstu niðurstöður rannsóknarinnar eru að Hafnarfjarðarbær hefur náð öðru af markmiðum sínum en það er að ná sínum stærstu lánardrottnum í rafræn viðskipti. Hafnarfjarðarbær hefur þó ekki náð að koma hlutfalli rafrænna reikninga upp í 80%. Hlutfall rafrænna reikninga er um 67% af heildar mótteknum reikningum hjá sveitarfélaginu. Nú átta árum eftir að innleiðingarferlið hófst er hlutfall rafrænna reikninga hjá Hafnarfjarðarbæ á sambærilegum stað og þau sveitarfélög sem hófu innleiðingarferlið á árunum 2010-2013. Vinnan sem Hafnarfjarðarbær lagði til sem frumkvöðull virðist vera að skila sér til annarra sveitarfélaga sem eru að hefja innleiðingarferlið þar sem hlutfall móttekinna reikninga þeirra vex mun hraðar í dag en það gerði á upphafsárum rafrænna reikninga.Til stendur á næstu mánuðum og misserum að vinna að áframhaldandi innleiðingarferli og ná hlutfalli rafrænna reikninga enn hærra. Sé kraftur settur í innleiðingarferlið ætti Hafnarfjarðarbær auðveldlega að geta náð hlutfalli rafrænna reikninga í 90-100% á komandi árum með samstilltu átaki og trú á að svo megi verða.