Robotic process automation : dynamic roadmap for successful implementation

Abstract

The purpose of this MSc thesis seeks to uncover the efficient way of implementing Robotic Process Automation (RPA) successfully. This study aims to give organizations insight into how to successfully implement RPA and what factors to beware of to avoid failure. The main literature that is supporting this research is previous research of RPA along with a comparison to IT development via Business Process Management. Experts in the field that have experience of implementing RPA were interviewed for this research. The results are present as a dynamic roadmap for RPA implementation with a description of what risk factors it is necessary to beware of to avoid failure. The results indicate that the value is not only in the robot. When a number of automated processes increases then RPA gets more complicated. Organizations need to be able to understand RPA and therefore build a structure for RPA with appropriate RPA team. Including change management right from the beginning is fundamental; when the changes are applied, employees have to be prepared for them. Companies need to continuously work on the process assessment and therefore identify, optimize and prioritize processes for the RPA lifecycle. Companies that have RPA team with lack of knowledge could experience that some part of the RPA lifecycle is not carried out successfully, which can have an adverse effect later on in RPA lifecycle and result as project failure. RPA project evaluation depends mainly on the objectives of the project and therefore the type of processes that are automated.

Í þessari ritgerð er að leitast við að finna hagkvæma og skilvirka leið við innleiðingu á Robotic Process Automation (RPA). Markmið rannsóknarinnar er að fyrirtæki og stofnanir fái yfirsýn yfir helstu þætti í innleiðingarferli á RPA með árangursríkum hætti og þá einkum það sem þarf að hafa í huga til að forðast mistök. Rannsóknir sérfræðinga í innleiðingu RPA eru bornar saman við almenna tækniþróun á sambærilegu sviði og loks eru viðtöl tekin við sérfræðinga sem starfa við innleiðingu á RPA víðs vegar um heimin.Niðurstöður rannsóknarinnar er svo teknar saman með uppsetningu á sérstökum ferli þar sem leitast er við að útlista þau atriði sem eiga að koma í veg fyrir mistök í ferlinu. Af niðurstöðum rannsóknarinnar má draga þá ályktun að innnleiðing á RPA verði flóknari eftir því sem sjálfvirkum ferlum fjölgar. Þá er mikilvægt að fyrirtæki tileinki sér þá aðferðafræði sem nauðsynleg er fyrir innleiðingarferlið. Í því felst m.a að sérfræðiþekkingar er þörf á öllum hlutum lífsferils RPA ef vel á að takast. Stöðug forgangsröðun, hagræðingar og greiningar á öllum ferlum ásamt innleiðing á breytingarstjórnun, strax í upphafi er nauðsynlegur grunnur þegar sjálfvirkum ferlum fjölgar. Mat á árangri RPA verkefnis fer eftir upphaflegu markmiði hverju sinni og þar með tegund þeirra ferla sem á að sjávirknivæða