Starf verkefnastjóra hjá hinu opinbera: Rannsókn á stjórnun verkefna í framkvæmdum hjá Reykjavíkurborg

Abstract

Markmiðið var að kanna ferli verkefna hjá borginni frá fyrstu hugmynd að lokaniðurstöðu. Rannsakandi vildi komast að á skrifstofu umhverfis- og skipulagssviðs (USK) sem sér um opinberar framkvæmdir hjá borginni. Honum fannst áhugavert að rannsaka hvernig framkvæmdum væri háttað og hvort aðferðir verkefnastjórnunar væru nýttar. Eftir nánari athugun komst hann að því, að á skrifstofu USK eru allir þeir sem sjá um framkvæmd verkefna skráðir sem verkefnastjórar. Rannsakandi ákvað því að beina rannsókn sinni að vinnuaðferðum verkefnastjóra borgarinnar. Kanna hvaða ferlum þeir ynnu eftir, áætlanagerð, áhættumati, framkvæmd verkefna, utanumhaldi og samantekt. Þetta var gert til þess að fá betri innsýn í þær vinnuaðferðir sem borgin vinnur eftir, greina hvað er gott og hvað megi betur fara.Rannsóknin byggir á eigindlegum aðferðum til að fá svar við rannsóknarspurningunum tveim. Rætt var við 11 einstaklinga, bæði yfirmenn og verkefnastjóra skrifstofu eigna og atvinnuþróunar og umhverfis- og skipulagssviðs. Einnig var rætt við verkefnastjóra hjá ríkinu og verkefnastjóra hjá einkareknum verktökum til að fá samanburð á vinnuaðferðum. Tilgangur rannsóknarinnar var að kryfja aðferðir áætlunargerðar hjá Reykjavíkurborg og aðferðir verkefnastjóra við undirbúning, framkvæmd og eftirfylgni verkefna sem síðan voru bornar saman við erlendar rannsóknir og fræði.Niðurstöður gáfu til kynna að áætlanagerð borgarinnar væri ekki nógu nákvæm, ekki væri gert ráð fyrir áhættu í verkefnum hennar, pólitísk áhrif hefðu neikvæð áhrif á verkefni og að kostnaðarviðmið væru ekki nægilega skýr. Einnig leiddi rannsóknin í ljós að aðferðafræði verkefnastjórnunar væri ekki nýtt sem skyldi og skil á skilamati þyrfti að bæta.