"Allt í tómu rugli ef fólk breytir ekki um venjur": Innleiðing rafræns skjalastjórnarkerfis í framhaldsskóla

Abstract

Vorið 2018 var ákveðið að innleiða rafrænt skjalastjórnarkerfi í marga framhaldsskóla landsins. Markmið þessarar rannsóknar var fjórþætt. Í fyrsta lagi að skoða hvers vegna ákveðið var, á þessum tímapunkti, að innleiða rafrænt skjalastjórnarkerfi og þar með verklag upplýsinga- og skjalastjórnar í framhaldsskóla á Íslandi. Í öðru lagi að skoða hvaða leiðir voru valdar við innleiðinguna og hvaða þættir höfðu áhrif á hvernig til tókst. Í þriðja lagi að skoða hvaða ávinningur væri af því að taka upp notkun rafræns skjalastjórnarkerfis og að skila gögnum rafrænt til Þjóðskjalasafns Íslands. Í fjórða lagi að skoða hvort notkun rafræns skjalastjórnarkerfis og verklag upplýsinga- og skjalastjórnar gæti stutt við skipulagsheildir í því að mæta hertri persónuverndarlöggjöf og auðveldað þeim að innleiða jafnlaunakerfi í samræmi við kröfur laga nr. 10/2008 um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla með síðari tíma breytingum. Eigindlegri aðferðafræði var beitt í rannsókninni. Gagnasöfnun hófst í september 2019 og lauk í desember 2020. Tekin voru opin viðtöl við sjö skjalastjóra og þrjá skólameistara í sjö skólum. Auk þess voru gerðar þátttökuathuganir og fyrirliggjandi gögn skoðuð. Helstu niðurstöður voru þær að skólameistarar framhaldsskólanna höfðu gert sér grein fyrir að ekki var unnið í samræmi við ákvæði laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 og ákváðu þess vegna að innleiða rafrænt skjalastjórnarkerfi. Framhaldsskólarnir fóru líkar leiðir í innleiðingu skjalastjórnarkerfisins en voru komnir mislangt í innleiðingunni. Ýmsar hindranir höfðu mætt skjalastjórum svo sem að skortur var á raunverulegum stuðningi stjórnenda, erfið verkefnastaða skjalastjóranna og að framhaldsskólarnir höfðu ekki fjármagn til þess að sinna skjalastjórn og skjalavistun svo að sómi væri að. Það síðast talda var einnig ástæða þess að margir skólar höfðu ekki tilkynnt sín skjalastjórnarkerfi til Þjóðskjalasafns Íslands sem er forsenda skila rafrænna gagna. Ávinningur notkunar rafræns skjalastjórnarkerfis er mikill og vandséð að unnt sé að uppfylla skilyrði laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 og innleiða jafnlaunakerfi og fá það vottað án verklags upplýsinga- og skjalastjórnar.

It was decided in the spring of 2018 to implement an electronic records management system (ERMS) in many of the upper secondary schools in Iceland. The aim of this research is fourfold in examining this implementation. Firstly, to examine the reasons behind why it was decided to implement the ERMS at this time, and thus to introduce a new procedure of information and records management in the upper secondary schools in Iceland. Secondly, it was to look into which avenues were taken to implement the ERMS and what factors influenced the outcome. Thirdly, it was to examine what was to be gained from adopting an ERMS and delivering records in an electronic format to the National Archives of Iceland. Finally, it was to examine whether the use of an ERMS and the procedures of information and records management could support organisations in fulfilling the strict requirements of the personal data protection legislation and facilitate the implementation of the System of Equal Pay that is required by the Act on Equal Status and Equal Rights of Women and Men No. 10/2008 with later amendments.The research was conducted using qualitative research methodology. The data collection started in September of 2019 and was finished in December of 2020. Seven records managers and three principals from seven schools were interviewed in-depth. In addition, participation observations were made, and internal documentary materials examined.The main findings were to discover that the principals at the upper secondary schools, upon realizing that they had not been working in accordance with the Public Archives Act No. 77/2014, decided to start the process of implementing the ERMS. The upper secondary schools had a similar approach to the implementation but were at a different stage in the implementation. The records managers encountered various challenges in the process, such as a lack of sufficient support from management, heavy workloads, and inadequate funding in order to fulfill the requirements for information and records management in a satisfactory manner. That last point was the reason why many of the upper secondary schools had not registered their ERMS with the National Archives of Iceland, which is a prerequisite for electronic delivery of records. The benefit from using an ERMS is considerable and it is unlikely that it will be possible to fulfill the requirements of the Act No. 90/2018 on Data Protection and the Processing of Personal Data without using the procedures of information and records management. The same applies to implementing a System of Equal Pay and have it certified.