Rafrænir hluthafafundir : er þörf á lagabreytingu með tilliti til örrar tækniþróunar síðustu ára og að fenginni reynslu á tímum heimsfaraldurs af völdum COVID-19?

Abstract

Þann 11. mars 2020 lýsti alþjóðastofnun WHO því yfir að faraldur af völdum COVID-19 veirunnar flokkaðist nú sem heimsfaraldur. Síðustu ár hefur tækninni fleygt fram á mörgum sviðum og er notkun rafrænna lausna í daglegu lífi orðin æ algengari. Með heimsfaraldrinum hefur notkun tækninnar aukist enn frekar, t.a.m. notkun fjarfundarbúnaðar við hin ýmsu störf og fundarhöld. Í ritgerð þessari er leitast við að leiða í ljós hvaða reglur gilda um rafræna hluthafafundi og meta hvort þörf sé á lagabreytingu með tilliti til örrar tækniþróunar síðustu ára og að fenginni reynslu á tímum heimsfaraldurs af völdum COVID-19. Í íslenskum lögum er að finna heimildir til að halda slíka fundi í 80. gr. a. hlutafélagalaga nr. 2/1995. Meginreglan er sú að félagsstjórn getur ákveðið að halda rafrænan hluthafafund að hluta til, ef ekki er kveðið á um annað í samþykktum félags. Á hinn bóginn þarf ákvörðun hluthafafundar til að halda rafrænan hluthafafund að öllu leyti. Lítil notkun virðist hafa verið á þessum heimildum fyrir tíma heimsfaraldursins og er því tilefni til að skoða ákvæði 80. gr. a. með tilliti til COVID-19. Helstu niðurstöður eru þær að telja má að ekki sé þörf á lagabreytingu á íslenskum hlutafélagalögum, þar sem 80. gr. a. hfl. veitir nokkuð svigrúm fyrir félagsstjórn og hluthafa, að ákveða hvort haldinn verði rafrænn hluthafafundur eða ekki. Þess í stað má telja, að þörf hafi verið á breyttu og jákvæðu hugarfari á notkun tækninnar og er ástæða til að ætla að það hafi að miklu leyti tekist í heimsfaraldri af völdum COVID-19.

On March 11th 2020, the World Health Organization (WHO) declared COVID-19 a global pandemic. Over the years, technology has advanced in many areas and revolutionized our world. The daily use of digital solutions has greatly increased during the pandemic, for instance the use of video conferencing tools for virtual meetings. The main purpose of the thesis is to determine what rules apply to virtual shareholder meetings and assess if there is a need for amending the law, considering rapid development in technology and experience in the COVID-19 pandemic. Icelandic law authorizes such meetings in article 80 (a) of the Act on Public Limited Companies No 2/1995. The main principle is that the board of directors may decide to hold a partial virtual shareholders meeting, unless otherwise stated in the company´s articles of association. On the other hand, the decision of a shareholders meeting is required to hold a complete virtual shareholders meeting. In Iceland, there seems to have been limited use of these authorizations before the pandemic and therefore creates an opportunity to examine the provisions of Article 80 (a) with a new outlook after this gained experience. The main conclusion of the thesis is that there is not a need for amending the law, as article 80 (a) provides some leeway for the board of directors and shareholders, in making decisions on whether a virtual shareholders meeting will be held or not. On the contrary, there was a need for change in people´s perception of the use of technology and there is great reason to believe that this was reasonably accomplished in the COVID-19 pandemic.