Þarfagreining á verkferlum gatnaframkvæmda innan Reykjavíkurborgar

Abstract

Framkvæmdir á vegum borgarinnar hafa hlotið gagnrýni fyrir framúrkeyrslu á tíma og kostnaði. Markmið rannsóknarinnar var að skoða þau verkferli sem fylgt er innan gatnadeildar Reykjavíkurborgar varðandi gatnaframkvæmdir og leitast eftir að svara hvort og þá hvað í ferlinu hefði þessi áhrif á gang verkefna og koma með tillögu að úrbótum. Þannig var eitt verkefni skoðað og framkvæmd á því þarfagreining. Þarfagreiningin fólst í samanburði á nústöðu og skilgreindri framtíðarsýn. Með því að taka stöðuna og meta hvernig verkferlumvar fylgt í viðkomandi verkefni var stuðst við viðtöl við þá starfsmenn borgarinnar sem komu að verkefninu, ásamt því að notaðar voru niðurstöður vinnustofu á vegum borgarinnar umframkvæmd gatnaframkvæmda. Til þess að skilgreina ákjósanleg verkferli til viðmiðunar, var leitað til reyndra aðila og upplýsinga aflað um þau verkferli sem þeir vinna eftir og hafa reynst vel. Einnig var notast við niðurstöður vinnustofu ásamt skilgreiningum úr fræðunum ásamt tilvísun í RIBA Plan of Work.Í ljós kom að verkferli innan borgarinnar eru óskýr. Þau veita ekki nægilegt aðhald eða eftirfylgni í gegnum heildarlíftíma verkefna sem þannig er einn áhrifaþátta á útkomu verkefna.Leitin að ákjósanlegum verkferlum sýndi að engir þeirra aðila sem leitað var til notuðust við sömu verkferla, þrátt fyrir sýnt notkunargildi þeirra. Samt sem áður voru þeir allir settir upp samkvæmt hefðbundnum skilgreiningum á verkferlum. Því var ákveðið að kynna og leggja til innleiðingu á nýjum verkferlum sem kallast RIBA Plan of Work. RIBA lýsir heildarferli hvers konar framkvæmda frá hugmynd, kynningu, hönnun, framkvæmd og rekstri í ákveðnum þrepum. RIBA verkferla er hægt að aðlaga að hvers kyns framkvæmdum. Þeir greina frá ábyrgð og aðkomu mismunandi aðila ásamt því að geyma mikið magn af upplýsingum og verkfærum til að gera ferlið í heild sinni auðskiljanlegt auk þess sem þeir veita aðhald,auðvelda yfirsýn og aðstoða við framvinnslu verkefna.

Road constructions and maintenance projects under the administration of Reykjavík municipality, have been criticized for overruns regarding cost and time. The aim of the thesis was to examine the effectiveness of current work processes within the Department of Environment and Planning, regarding road constructions. By so, a requirement analysis was performed on a single project. The requirement analysis was conducted by interviewing employees involved in the project as well as using the results from a workshop. In order to define the optimal work process, a reference from experienced parties was observed. The observation was done by interviewing and obtaining information about their work processes and experience. Results from the workshop were also used, along with theoretical definitions with a reference to the RIBA Plan of Work. The search for an optimal work process led to the conclusion that none of the interviewed parties used the same work process regardless of the proved effectiveness but the common denominator was a setup according to the traditional definition of a work process. RIBA’s (Royal Institute of British Architects) Plan of Work was introduced and a suggestion made toimplement RIBA as a work process. RIBA has proved to be a successful international work process and is adaptable for different kinds of projects.