Hvernig náum við árangri á fundum? Samanburður á árangri staðfunda, fjarfunda og blandaðra funda, áhrifaþættir og tengsl við starfsánægju, fundaþreytu og áform um starfslok

Abstract

Markmið rannsóknarinnar var að auka þekkingu og skilning á hvað skilar árangri á fundum eftir fundarformi. Skoðað var hvað einkenndi staðfundi, fjarfundi og blandaða fundi og tengsl einkennanna við upplifun um árangur á fundum. Einnig, hvort upplifun af árangri funda hafði tengsl við starfsánægju, fundaþreytu og áform um starfslok. Netkönnun var framkvæmd og 289 svörum safnað með hentugleikaúrtaki af háskólanemendum og snjóboltaúrtaki af notendum Facebook. Niðurstöður sýndu að flestir þátttakenda nýttu öll fundarform, það er staðfundi, fjarfundi og blandaða fundi og voru fjarfundir algengastir. Ekki var munur á upplifun þátttakenda af árangri fjarfunda og staðfunda. Þó voru fjarfundir metnir skilvirkari og vísbendingar voru um að staðfundir væru hentugri fyrir tengslamyndun. Blandaðir fundir voru aftur á móti taldir minnst árangursríkir af þessum þremur fundarformum. Einkenni funda voru flokkuð í fjóra yfirþætti: fundaraðstæður, skipulag, undirbúning og framkvæmd funda. Niðurstöður sýndu að framkvæmd funda hafði sterkust tengsl við árangur funda í öllum fundarformum. Tengsl voru á milli upplifunar á árangri funda og undirbúnings, fundaraðstæðna og skipulags funda en þó mismikið eftir fundarformum. Miðlunarlíkan sýndi fram á fullt miðlunarsamband milli árangurs funda og áforma um starfslok gegnum fundaþreytu og starfsánægju, sem sýnir fram á mikilvægi árangurs¬ríkra funda fyrir fyrirtæki og stofnanir. Heildar ráðlegging til stjórnenda út frá niðurstöðum væri að huga vel að vali á fundarformi með tilliti til tilgangs fundar. Einnig að leggja áherslu á staðfundi fyrir fundi þar sem þörf er á tengslamyndun en fjarfundi ef þörf er á skjótri og skilvirkri úrlausn eða ákvörðunartöku.

The study sought to increase knowledge and understanding of what defines successful meetings based on the meeting form. Therefore, factors defining in person meetings, virtual meetings and hybrid meetings was studied and their connection to perception of a successful meeting. Also, the study investigated if the perception of a successful meeting had any relation to job satisfaction, zoom fatigue and intentions to quit your job. An online survey was conducted collecting a total of 289 answers. A snowball sample was utilized of Facebook users and convenience sample of university students. Results revealed that most people used all types of meetings that were studied, and that distance meetings where the most common type of meeting that was utilized. Perceived success of distance meetings and in person meetings was similar, but distance meetings were perceived as the most efficient meeting type. Results indicated that in person meetings could be more successful in increasing social bonding. Of the three meeting types studied, hybrid meetings were perceived as least successful. Meeting factors were grouped into four main factors: circumstances, planning, preparation, and execution. Results revealed that the execution of meetings showed the highest correlation to perceived success of all three types of meetings. Preparation, circumstances, and planning were also significantly correlated with perceived success of meetings, although the intensity differed between meeting types. A full mediation between perceived meeting success and intentions of quitting your job through meeting fatigue and job satisfaction was found, demonstrating the importance of successful meetings for organizations. Managerial implications would be to focus on in person meetings for team building and social bonding and to rather use distance meetings in need for a quicker and more productive result.