Sjálfvirknivæðing, stofnun vörunúmera

Abstract

Með aukinni og hraðari þróun í tölvutækni hafa skapast sífellt fleiri tækifæri til að láta tölvur vinna verkefni sem mannshöndin sá um áður. Mörg fyrirtæki eru farin að horfa til þessarar þróunar. Skrifstofuþjarkar eru í auknum mæli farnir að leysa verkefni sem þurfa ekki mannlega greind og geta fyrirtæki þá nýtt starfsfólk sitt til að vinna að virðisaukandi verkefnum.Markmið rannsóknarinnar var að kanna skilvirkni og áreiðanleika þess að sjálfvirknivæða viðskiptaferil hjá íslensku fyrirtæki. Viðskiptaferillinn sem varð fyrir valinu er stofnun vörunúmera í viðskiptakerfi Innnes ehf. Fylgt var fjögurra þrepa ramma við innleiðingu sjálfvirknivæðingar, sem fólst m.a. í því að ítarlega var farið í umbótaferli á Excel-stofnskjali ásamt því að smíðaður var skrifstofuþjarkur í hugbúnaðinum UiPath Studio, sem flytur gögn úr stofnskjali yfir í viðskiptakerfið. Samanburður var gerður á starfsmönnum og skrifstofuþjarki út frá tímatöku og frávikaskráningum sem urðu til við framkvæmd viðskiptaferilsins. Niðurstöður rannsóknarinnar sýndu að ef Innnes ehf. nýtti sér skrifstofuþjarka til að framkvæma viðskiptaferilinn við stofnun vörunúmera gætu sparast rúmlega 42 klukkustundir af manntíma á ári miðað við núverandi fjölda nýskráðra vörunúmera. Á sama tíma væri hægt að fækka villufrávikum um 98% og bæta áreiðanleika stofngagna í viðskiptakerfinu til muna. Ýmsar áskoranir geta fylgt innleiðingu skrifstofuþjarka og þarf sérstaklega að huga að þekkingu og þjálfun þeirra sem koma að verkferlum sem á að sjálfvirknivæða.

With increased and faster development in computer technology, more and more opportunities have been created allowing computers to perform tasks that were previously managed by humans. Many companies are starting to look at using robotic office assistants to manage tasks that do not require human intelligence and can then use their staff to work on projects that add more value. The study aimed to investigate the efficiency and reliability of automating a business process at an Icelandic company. The business process that was chosen is a process for creating item numbers within the business system of Innnes ehf. A four-step framework was followed during the implementation of the automation. This included, among other things, a detailed improvement of the Excel document used in the process, together with the creation of a robotic office assistant in the software UiPath Studio that transfers data from the Excel document to the business system. A comparison was made between employees and the robotic office assistant based on time and deviation registrations that occurred during the execution of the business process.The results of the study showed that if Innnes ehf. would utilize a robotic office assistant to perform the business process for creating item numbers, the company could save over 42 hours per year based on the current number of newly created item numbers. At the same time, it would be possible to reduce the number of error deviations by 98%, thus greatly improving the reliability of master data in the business system. Various challenges can accompany the implementation of robotic office assistants, and special attention must be paid to the knowledge and training of those involved in the work processes that are to be automated.