„Eftir höfðinu dansa limirnir“: Tilviksrannsókn á samskiptafærni stjórnenda ríkisstofnana og samskiptahæfnihluta stjórnendastefnu ríkisins

Abstract

Í þessari rannsókn er ljósi varpað á þarfir, upplifun, viðhorf og reynslu starfsfólks ríkisstofnana hvað varðar samskiptafærni stjórnenda. Einnig er innihald samskiptahluta stjórnendastefnu ríkisins og vinnuskjal tengt stefnunni greint í samhengi við fræðilegt sjónarhorn um samskiptaþátt stjórnendastarfsins og niðurstöður viðtala. Tilgangurinn er að álykta hvort hann endurspegli þær kröfur sem gera þarf til samskiptafærni stjórnenda ríkistofnana. Notast var við eigindlega aðferðarfræði og flokkast rannsóknin sem fjöltilviksrannsókn. Tekin voru átta viðtöl við starfsmenn fjögurra ríkisstofnana og rýnt í fyrirliggjandi gögn. Niðurstöður gefa skýrar vísbendingar um að margt megi bæta hvað varðar samskiptafærni stjórnenda ríkisstofnana. Upplýsingaflæði þarf að vera markvissara og ná til allra starfamanna og huga þarf sérstaklega að upplýsingagjöf í breytingarferli. Ákvarðanataka þarf að vera skilvirkari og gefa þarf ákveðið ákvarðanatökuumboð til stjórnenda á neðri stjórnstigum. Vísbendingar eru um að samskiptafærni stjórnenda hafi áhrif á árangur stofnana. Það sem þarf að bæta er hvernig stjórnendur nýta samskiptahluta stjórnunarstarfsins til að fylgjast með frammistöðu starfsfólks og lesa og greina starfsmannahópinn. Auk þess þarf að bæta það hvernig þeir taka á erfiðum málum á stofnunum og hrósa starfsfólki. Hvað greiningu á samskiptahæfnihluta stjórnendastefnunnar varðar varpa helstu niðurstöður ljósi á að engum þætti sé ofaukið en vöntun virðist vera á ákveðnum hæfniskröfum innan samskiptahlutans, til dæmis hlustunarþættinum, færni við að lesa og greina starfsmannahóp, átta sig á góðum leiðum við upplýsingamiðlun og færni stjórnenda við upplýsingamiðlun í breytingarferli.

This study sheds light on the needs, experience, and perceptions of governmental institutional employees regarding managerial communication skills. The communication skills part of the state management policy and a working document related to the policy are also analyzed in the context of a theoretical perspective on managerial communication and the results of the interviews. The aim is to conclude whether it reflects the requirements that is needed for the managerial communication skills in governmental institutions. The research is a qualitative multi-case study. Eight interviews were conducted with employees of four governmental institutions and documents were scrutinized. Main findings provide indications that much can be improved in terms of managerial communication skills of governmental institutions. The flow of information needs to be more targeted and reach all employees, and special attention needs to be given to the provision of information during a change process. Decision-making could be more efficient and certain decision-making authority needs to be given to managers at lower management levels. There is evidence that managerial communication skills influence organizational performance. The analysis of the communication skills section of the state management policy shows that no element is exaggerated, but there seems to be a lack of certain skills within the communication section. For example, the listening element, skills in reading and analyzing a group of employees, finding the best ways of providing information and management skills in communicating information in a change process.