,,Fólk er ekki alltaf meðvitað um í hvaða umhverfi við vinnum": Um notendafræðslu hjá afhendingarskyldum aðilum

Abstract

Starfsfólk opinberra aðila þarf að kunna skil á þeim lögum og reglum sem gilda um meðferð gagna í þeirra starfi og kunna á þau mála- og skjalakerfi sem halda utan um gögnin. Markmið þessarar rannsóknarinnar var annars vegar að kanna reynslu viðmælenda af notendafræðslu til að komast að því hvaða aðferðir gefi besta raun að þeirra mati og hins vegar að kanna hvort og þá hvaða þýðingu þekking og færni notenda mála- og skjalakerfa hefur fyrir rétta skráningu og meðferð gagna.Rannsóknin var gerð með hálfopnum viðtölum samkvæmt eigindlegum rannsóknaraðferðum. Alls voru tekin tólf viðtöl við notendur mála- og skjalakerfa hjá sex opinberum aðilum. Auk þess veittu skjalastjórar sömu aðila skriflegar upplýsingar um notendafræðslu á þeirra vegum sem rýndar voru.Niðurstöður benda til að notendur kjósi helst þá fræðslu sem felur í sér bein mannleg samskipti. Þar sem skipulegri fræðslu sleppir leita notendur gjarnan beint til skjalastjóra eða vinnufélaga, eftir því hvor þeirra er staðsettur nær viðkomandi. Nokkuð algengt er að almennir notendur aðstoði samstarfsfólk sitt. Einnig er algengt er að notendur prófi sig áfram í notkun kerfanna í kjölfar nýliðafræðslu. Sterkar vísbendingar eru um að kennslumyndbönd séu gagnlegt tæki, en það er áskorun að fá starfsfólk til að nota þau. Athygli vekur að niðurstöður sýna enn fremur að þýðing þekkingar á skjalamálum er mikilvægari en færni í kerfinu sjálfu fyrir gæði skráningar, sem undirstrikar mikilvægi þess að fræða notendur um þær reglur sem gilda um meðferð gagna.