Aukin skilvirkni við gerð sérleyfisútboða: „Við þurfum að vera formlegri, tímanlegri og skýrari“

Abstract

Markmið þessarar rannsóknar er að skoða það ferli sem á sér stað þegar unnið er að gerð sérleyfisútboða og kanna hvernig hægt er að auka skilvirkni við gerð þeirra. Þá er rannsókninni ætlað að bæta við þekkingu á því hvernig auka megi skilvirkni við gerð sérleyfisútboða og að dýpka skilning á því hvernig verkefnastjórnun er beitt við skrif og útgáfu útboðsgagna sérleyfa. Til þess voru tekin sjö eigindleg viðtöl við starfsmenn sem koma að gerð sérleyfisútboða í sinni skipulagsheild. Í heildina staðfestir þessi rannsókn að rými sé til úrbóta til að bæta skilvirkni við gerð sérleyfisútboða. Það þarf að innleiða lífsferli verkefnis með skýrri ábyrgð og hlutverkum allra deilda og aðila í teyminu. Verkefnastjórar þurfa meira vægi, völd og umboð svo þeir geti sinnt hlutverki sínu sem leiðtogar í teyminu og náð fram meiri skilvirkni. Allir hagsmunaaðilar þurfa að koma fyrr að borðinu og taka þátt í að skilgreina umfang verkefna og framkvæma áætlanagerðir svo skilvirkni náist fram. Það þarf að innleiða ferla og stefnur og staðla verkefnastýringarvinnuna sem myndi hjálpa við að auka skilvirkni. Með því er einnig hægt að sinna reglulegu eftirlit og bregðast við ef þarf og spara þannig kostnað og tíma. Það þarf að innleiða ákveðna stjórnarhætti með skilvirkri stjórnskipan verkefna og skilgreina boðleiðir þannig að hlutverk og ábyrgð verði skýr. Til að auka skilvirkni þarf að koma upp upplýsingagrunni og innleiða þekkingastjórnun svo leit og bið eftir upplýsingum minnki og hæfni og sérþekking aukist. Þá er mikilvægt að leita stöðugra umbóta, til dæmis með lúkningu verkefna. Í því eru mikil tækifæri til að auka skilvirkni því mikilvægt er að draga lærdóm af fyrri verkefnum og taka hann með sér í það næsta.

The aim of this study is to investigate the process involved in preparing concession tenders and to explore ways to improve efficiency in their preparation. The research seeks to add to the existing knowledge of how to enhance efficiency in concession tender preparation and deepen the understanding of how project management is applied in drafting and issuing concession tender documents. Seven qualitative interviews were conducted with employees who are all involved in concession tender processes for their organization. Overall, this study confirms that there is room for improvement to increase efficiency in concession tender preparation. It is necessary to implement a project lifecycle with clear responsibilities and roles for all departments and team members. Project managers need more influence, authority, and empowerment so they can fulfill their role as team leaders and achieve greater efficiency. All stakeholders need to be involved earlier in defining the project's scope and planning so that efficiency can be achieved. Processes, policies, and standardized project management practices need to be implemented to help increase efficiency. This would also enable regular monitoring and quick responses if necessary, saving both time and costs. Certain governance practices need to be introduced with effective project management structures and clear communication channels so that roles and responsibilities are clear. To increase efficiency, an information database and knowledge management need to be established to reduce information search and wait times while increasing skills and expertise. It is crucial to seek continuous improvement, such as closing projects properly. There are significant opportunities to increase efficiency in this regard, as it's important to learn from past projects and carry those lessons into the next.