Digital content in Cultural Institutions in Barcelona

Abstract

The aim of this study was to understand how cultural institutions are working on opening up more digital content for the public use.The main results are that transfering material onto digital format and opening its access to the public are without question necessary actions. All of the cultural institutions were planning to use the latest technology to promote their digital content to the public, especially in graphical form and thought it was important to consider the needs of different groups. For younger users, it was thought best to use social media to draw attention to what can be viewed from the collection on the world wide web, and at the same time focus on printed and less graphical material for older generations. It is considered important that each institution decides in collaboration with all the departments how they are going to organize their work within the increased digital dissemination and preservation. In order to do that, it is necessary to review and renew contracts regarding publication of content and prepare a digital policy.Lack of money and understanding were the most nominated reasons for why more material was not already in digital form and in an open access. Another barrier that was frequently mentioned were the copyright laws. In some cases, the law seems to be more inflexible when it comes to digital dissemination and preservation than in the case of non -digital content. Employees find it difficult to understand the law. In addition to that it is not always clear enough for users what content is available in open access and where to find it. This also applies to large information platforms such as Google Art Project and Europeana, as it is not sufficiently clear how users can utilize the content there and how open its access is.

Ritgerðin er hluti af MIS-gráðu í upplýsingafræði. Hún greinir frá eigindlegri rannsókn sem byggð er á viðtölum við starfsmenn í nokkrum menningarstofnunum í Barcelona. Markmið rannsóknarinnar var að skoða hvernig unnið er að því að setja prentað útgefið efni eins og bækur, sýningaskrár og fræðsluefni á stafrænt form og opna aðgang að því fyrir almenning þegar það er hægt. Einnig er skoðað þegar við á hvernig safneign er sett í opinn aðgang á veraldarvefnum, bæði í gegnum heimasíður og gagnasöfn. Slík vinna þjónar mikilvægu hlutverki bæði þegar kemur að forvörslu og miðlun menningararfs. Rannsóknin segir frá skoðunum og reynslu starfsfólks sem vinnur að einhverju leyti að því að auka aðgang að stafrænu efni í söfnum í Barcelona. Þær menningarstofnanir sem um er að ræða er eitt menningarhús og aðliggjandi bókasafn, þjóðlistasafn og samtímalistasafn. Út frá viðtölunum var hægt að átta sig betur á þeim áskorunum sem menningarstofnanir mæta þegar kemur að birtingu og varðveislu á stafrænum gögnum. Helstu niðurstöður eru að viðmælendur telja mikilvægt að setja stafrænt efni menningarstofnana í opinn aðgang. Flestir voru á því að nýta þyrfti nýjustu tækni við að koma þeim á framfæri til almennings, þá helst í myndrænu formi og að huga að þörfum ólíkra hópa. Fyrir yngri notendur væri best að nota samfélagsmiðla til að vekja athygli á því sem hægt er að skoða úr safneigninni á veraldarvefnum en einnig þyrfti að leggja áherslu á prentað efni. Mikilvægt er að hver og ein stofnun ákveði í sameiningu við allar deildir innan hennar hvernig á að vinna að aukinni stafrænni miðlun og varðveislu. Til þess að koma þessari vinnu í réttan farveg er nauðsynlegt að yfirfara og endurnýja samninga er hlúta að birtingu efnis og útbúa stafræna stefnuyfirlýsingu.Helstu hindranir voru að menningarstofnanir voru ekki með skýr plön hvernig þau vilja koma meira stafrænu efni í opinn aðgang. Þá gat verið um að ræða skort á skilning frá yfirmönnum, öðrum deildum innan stofnanna eða skortur á fjármagni. Einnig kom þar inn í höfundarréttarlög þar sem ekki er nógu skýrt hvernig má meðhöndla stafrænt efni. Lögin virðast í sumum tilfellum vera ósveigjanlegri þegar kemur að stafrænni miðlun og varðveislu en þegar um er að ræða útgáfur eða listaverk sem ekki eru á stafrænu formi. Starfsmönnum finnst erfitt að átta sig á höfundarréttarlögunum og í sumum tilfellum er heldur ekki nógu skýrt fyrir notendur hvaða efni er í opnum aðgangi og hvar má finna það. Þetta á einnig við um stórar upplýsingaveitur eins og Google Art Project og Europeana en á þeim er ekki nægjanlega skýrt hvernig notendur mega nota efnið þar og hversu opinn aðgangur þess er.