Project Team Meetings - Effective or Efficient?

Abstract

This thesis examines the critical balance between effectiveness and efficiency in project team meetings within the software engineering sector. Despite their significance, many such meetings suffer from inefficiencies that lead to employee disengagement and diminish project success. This research identifies the challenges associated with meeting methodologies, frequencies, and other factors that influence project outcomes. Through a comprehensive literature review and interviews at FC, actionable recommendations for enhancing meeting formats are provided, leveraging technology, and promoting a culture of open communication. The findings reveal the substantial impact of Agile methodologies, particularly Scrum and Kanban, on team engagement and problem-solving effectiveness. Scrum fosters collaboration, while Kanban enhances efficiency and team satisfaction through real-time task visibility. The study underscores the importance of optimal meeting frequency—ideally weekly or bi-weekly—to maintain team morale and focus without causing burnout. Key practices for productive meetings include setting clear agendas, inviting appropriate participants, and utilizing technology wisely. The implications for management are profound, indicating that adopting Agile practices and optimizing meeting frequency can significantly enhance team performance. FC’s transition to Kanban exemplifies improved meeting efficiency and team satisfaction. Embracing a Kaizen mindset facilitates continuous improvement in meeting practices. Future research should investigate contextual factors affecting meeting frequency, the long-term effects of Agile methodologies, the broader application of the Kaizen philosophy, and the role of emerging technologies in improving meeting efficacy. This study provides valuable insights for both small and large enterprises, aiming to revitalize their project team meetings and transforming them into productive events that foster collaboration and innovation.Keywords: Project team meetings; meeting effectiveness; meeting efficiency; communication strategies; meeting frequency

Þessi ritgerð fjallar um hið mikilvæga jafnvægi milli skilvirkni og skilvirkni á fundum verkefnahópa innan hugbúnaðarverkfræðigeirans. Þrátt fyrir mikilvægi þeirra þjást margir fundir af óhagkvæmni sem leiðir til afnáms starfsmanna og dregur úr árangri verkefna. Þessi rannsókn skilgreinir áskoranir í tengslum við að mæta aðferðafræði, tíðni og öðrum þáttum sem hafa áhrif á niðurstöður verkefna. Með yfirgripsmikilli úttekt á bókmenntum og viðtölum hjá FC, veitir það hagkvæmar ráðleggingar til að bæta fundarsnið, nýta tækni og efla menningu opinna samskipta. Niðurstöðurnar sýna veruleg áhrif Agile aðferðafræði, sérstaklega Scrum og Kanban, á þátttöku teymi og skilvirkni vandamála. Scrum stuðlar að samvinnu en Kanban eykur skilvirkni og ánægju teymisins með sýnileika verkefna í rauntíma. Rannsóknin undirstrikar mikilvægi þess að hitta ákjósanlega tíðni - helst vikulega eða tveggja vikna - til að viðhalda liðsanda og einbeitingu án þess að valda kulnun. Lykilvenjur fyrir gefandi fundi eru meðal annars að setja skýrar dagskrár, bjóða viðeigandi þátttakendum og nýta tæknina skynsamlega. Afleiðingarnar fyrir stjórnun eru djúpstæðar, sem gefur til kynna að með því að tileinka sér Agile starfshætti og hámarka fundartíðni getur það bætt árangur liðsins verulega. Umskipti FC yfir í Kanban eru dæmi um bætta skilvirkni á fundum og ánægju liðsins. Að taka Kaizen hugarfari auðveldar stöðugar umbætur í fundarháttum. Framtíðarrannsóknir ættu að rannsaka samhengisþætti sem hafa áhrif á fundartíðni, langtímaáhrif Agile aðferðafræði, víðtækari beitingu Kaizen hugmyndafræðinnar og hlutverk nýrrar tækni við að bæta virkni funda. Þessi rannsókn veitir dýrmæta innsýn fyrir bæði lítil og stór fyrirtæki sem miða að því að endurvekja fundi verkefnahópsins og umbreyta þeim í afkastamikla viðburði sem stuðla að samvinnu og nýsköpun.Leitarorð: Verkefnahópsfundir; skilvirkni funda; skilvirkni funda; samskiptaaðferðir; fundartíðni