Innleiðing á nýrri biðlista og tilvísunareiningu (B&T) innan geðsviðs Landspítala

Abstract

Tilgangur rannsóknarinnar er að meta innleiðingu á nýju biðlista- og tilvísunareiningunni(B&T) innan geðsviðs Landspítala. Ákvörðun um innleiðingu B&T einingarinnar var tekin af framkvæmdastjórn Landspítala í lok árs 2022. Undirbúningur og innleiðing hófst í janúar 2023. Markmiðið var að samræma og bæta aðgengi þjónustu með miðlægri einingu fyrir allar dag- og göngudeildir.B&T einingin er hluti af Heilsugátt stafrænu sjúkraskrárkerfi í eigu Landspítala og þróað af Landspítala í samstarfi við sérfræðinga innan og utan spítalans. Megin markmið einingarinnar er að bæta þjónustu við sjúklinga, samræma vinnubrögð og gera tölulegar upplýsingar aðgengilegri sem stuðlar að betri yfirsýn og gagnagreiningu til umbóta og rannsókna. Áður en B&T einingin var tekin í notkun var móttaka og afgreiðsla tilvísana ómarkviss og dreifð. Rannsóknin byggir á hugmyndafræði straumlínustjórnunar sem felur í sér að bæta ferla, auka skilvirkni og draga úr sóun sem er sérstaklega mikilvægt í heilbrigðisþjónustu þar sem álag og biðlistar eru viðvarandi áskorun. Niðurstöður rannsóknarinnar benda til þess að innleiðingin á B&T einingunni hafi bætt bæði ferla og skilvirkni auk þess sem hún gerir gagnagreiningu einfaldari sem getur stuðlað að áframhaldandi umbótum í þjónustu við sjúklinga. Innleiðingin fór þó hratt af stað og lýstu viðmælendur óánægju þar sem þau hefðu viljað meiri kennslu og betri undirbúning. Þessi rannsókn sýnir því hvernig nýting stafrænnar tækni og straumlínustjórnunar geta stuðlað að umbótum í ferlum og þjónustu í heilbrigðisþjónustu almennt og veitir mikilvægar upplýsingar fyrir aðrar stofnanir sem standa frammi fyrir sambærilegum áskorunum. Innleiðing B&T einingarinnar getur því orðið fyrirmynd fyrir aðrar heilbrigðisstofnanir sem vilja bæta biðlista og þjónustu.Lykilorð: Heilbrigðisþjónusta, innleiðing, umbætur, skilvirkni, hagsmunaaðilar

The purpose of this study is to evaluate the implementation of the new referral and waiting list unit (B&T) within the Mental Health Division of Landspítali the National University Hospital of Iceland. The decision to implement the B&T unit was made by the hospital's executive board at the end of 2022. Preparation and implementation began in January 2023. The objective was to standardize and improve access to services through a centralized unit for all outpatient and day units. The B&T unit is part of the Heilsugátt digital medical record system owned and developed by Landspítali in collaboration with experts within and outside the hospital. The primary goals of the unit are to improve patient services, standardize work processes, and make statistical information more accessible, contributing to better oversight and data analysis for improvements and research. Before the implementation of the B&T unit, the handling of referrals was uncoordinated and scattered.The study is based on the principles of lean management, which involve optimizing processes, increasing efficiency, and reducing waste particularly relevant in healthcare, where workload and waiting lists are persistent challenges. The results indicate that the implementation of the B&T unit has improved both processes and efficiency while simplifying data analysis, thereby supporting continuous service improvements for patients. However, the implementation progressed rapidly, and participants expressed dissatisfaction, as they would have preferred more training and better preparation.This study demonstrates how the use of digital technology and lean management can contribute to process and service improvements in healthcare in general, providing valuable insights for other institutions facing similar challenges. The implementation of the B&T unit can therefore serve as a model for other healthcare institutions aiming to improve waiting lists and service delivery.Keywords: Healthcare, implementation, improvement, efficiency, stakeholders