"Þetta varðar réttindi" Um skráningar á persónuupplýsingum í framhaldsskólum

Abstract

Í þessari ritgerð verður fjallað um skráningu á persónuupplýsingum í framhaldsskólum á Íslandi. Af 38 skólum á Íslandi sem eru með nám á framhaldsskólastigi eru 31 skilaskyldir með sín gögn beint til Þjóðskjalasafns Íslands og þurfa því að framfylgja lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Í skólunum er unnið með persónuupplýsingar bæði um nemendur og starfsfólk og um meðferð persónuupplýsinganna þurfa skólarnir að fara eftir lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Þessari rannsókn var ætlað að skoða hvaða persónuupplýsingar skólarnir skrá og hvaðan þær upplýsingar koma. Einnig er skoðað hvort persónuverndarlögin hafi einhver áhrif á skráningar í skjalakerfi skólanna og hvernig reynsla skjalastjóra er af því að fá notendur skjalakerfanna til þess að skrá viðkvæmar upplýsingar í rafræn skjalakerfi. Rannsóknin byggir á eigindlegri aðferðafræði og voru tekin 10 viðtöl, fimm við skjalastjóra, fjögur við starfsfólk stoðþjónustu og eitt við sérfræðinga hjá Þjóðskjalasafni Íslands. Einnig var athugað hvort framhaldsskólar væru búnir að setja sér persónuverndarstefnu varðandi vinnslu á persónuupplýsingum auk þess að kanna hvort skólarnir væru með skjala- og/eða upplýsingaöryggisstefnu. Niðurstöðurnar gefa til kynna að skólarnir séu að skrá grunnupplýsingar um bæði nemendur og starfsfólk. Einnig eru þeir að skrá upplýsingar um námferil nemenda til þess að uppfylla lög og reglugerðir sem skólarnir þurfa að fylgja. Helstu viðkvæmu upplýsingar um nemendur eru ýmis greiningargögn sem staðfesta til dæmis ADHD eða sértæka námsörðugleika og gögn hjá skólasálfræðingum eða náms- og starfsráðgjöfum er varða líðan nemenda. Þessi gögn liggja til grundvallar stuðningi sem nemendur gætu átt rétt á í sínu námi. Upplýsingar um starfsfólk voru aðallega staðfestingar á námi, upplýsingar tengdar launagreiðslum og veikindarétti. Ljóst er að skólarnir eru að fylgja meginreglum persónuverndarlöggjafarinnar við vinnslu á persónuupplýsingum. Notendur skjalakerfanna bera flestir meira traust til rafrænnar skjalavörslu vegna möguleikanna á aðgangsstýringu. Þó er starfsfólk stoðþjónustunnar efins um hversu mikið af þeirra vinnugögnum eigi þar heima.