Mikilvægi rafrænnar skjalavistunar fyrir rafræna stjórnsýslu íslenskra sveitarfélaga

Abstract

Hlutverk sveitarfélaga er að sjá um velferðarmál íbúanna. Þjónusta þeirra við íbúana skal leyst af hendi á hagkvæman hátt. Verkefni sveitarfélaganna eru skýrt afmörkuð og úrlausn þeirra verður oft vélræn. Við slíkar aðstæður er skynsamlegt að velja skráningarleiðina við miðlun þekkingar. Skráningarleiðin er aðferð sem gerir formlega og kerfisbundna þekkingu, sem unnt er að staðla, skrásetja og miðla, aðgengilega og auðvelda í notkun.Lykilþáttur skráningarleiðarinnar er skjalavistunin. Þar eru allar upplýsingar skipulagsheildarinnar vistaðar á skipulegan hátt svo auðvelt sé að nálgast þær. Skjöl eru upplýsingar sem eru vistaðar án tillits til forms. Sökum þess eru þau verðmæt og ber að varðveita um ákveðinn tíma. Kröfur um að draga úr kostnaði stjórnsýslunnar eru miklar en þó vilja fáir skerða þjónustu borgaranna. Slíkt kallar á umtalsverða hagræðingu. Í þessu samhengi eru kostir rafrænnar skjalavistunar og rafrænnar stjórnsýslu áhugaverðir. Hver er staða skjalavistunar hjá íslenskum sveitarfélögum og hvert er viðhorfið til rafrænnar skjalavistunar og rafrænnar stjórnsýslu? Þessar spurningar eru forsendur rannsóknarspurningarinnar sjálfrar. Er rafræn skjalavistun forsenda rafrænnar stjórnsýslu og mun rafræn skjalavistun leiða til betri þjónustu við íbúana og meiri hagkvæmni í rekstri sveitarfélaganna?Almennt er talið að sveitarfélögin veiti íbúum sínum nú betri þjónustu en áður. Það skiptir einnig máli fyrir sveitarfélögin að þá gera þau það samt á hagkvæmari hátt en fyrr. Niðurstöður þessarar rannsóknar segja m.a. að til þess að svo megi verða áfram þurfa þau að marka sér skýra stefnu og framfylgja henni. Lykilorð: Rafræn skjalavistun – rafræn stjórnsýsla – þekkingarstjórnun – Sveitarfélagið Skagafjörður – skjalavistunaráætlun.