Rafræn opinber stjórnsýsla. Áhrif upplýsingatækni á skjalastjórn opinberra aðila

Abstract

Þessi lokaritgerð til BA prófs í bókasafns- og upplýsingafræði fjallar um rafræna opinbera stjórnsýslu á Íslandi og áhrif hennar og annarra þátta upplýsingatækninnar á skjalastjórn opinbera aðila. Það er einkum tvennt sem stjórnsýsla hefur gert til að ná markmiðum sínum um rafræna stjórnsýslu. Annars vegar að koma upp vefsíðum til að miðla upplýsingum til almenning og hins vegar að endurskoða og bæta innri starfsemi. Vefsíðan Island.is var opnuð árið 2007. Þar getur almenningur nálgast mikið af upplýsingum frá stjórnsýslunni, fyllt út og sent eyðublöð með rafrænum hætti til opinberra aðila og fylgst með stöðu sinna mála hjá þeim. Skjölin eru send á viðkomandi stofnun sem getur svo unnið með skjölin handvirkt eða sjálfvirkt.Til að bæta innri starfsemi hjá stjórnsýslunni hefur verið lögð áhersla á að samræma hug- og vélbúnað, verkferla og vinnubrögð til að greiða fyrir rafræn samskipti, mála- og skjalastjórn. Í þessu sambandi skiptir verulegu máli að upplýsingar fljóti á milli stofnanna og til almennings sem getur nálgast þær á vefnum. Varðveisla rafrænna gagna og skil á þeim til Þjóðskjalasafns Íslands er erfitt verkefni sem stjórnvöld standa frammi fyrir við innleiðingu á upplýsingatækni en þörf er á að til sé ein sameiginleg miðlæg lausn hug- og vélbúnaðar fyrir langtímavörslu rafrænna gagna á Íslandi. Með aukinni innleiðingu upplýsingatækni í stjórnsýslunni fæst aukin gæði gagna, betur lyklaðar upplýsingar og loks aukin leynd og bætt meðferð persónuupplýsinga. Þá skiptir verulegur máli að skjalastjórn opinberra aðila sé í góðum farvegi m.a. með innleiðingu og notkun á rafrænum skjalastjórnarkerfum. Ávinningurinn er mikill, ekki aðeins vegna bættrar þjónustu við almenning og atvinnulífið, heldur einnig aukin skilvirkni og hagkvæmni í rekstri hennar. Með því að vera í takt við rafræna þróun í samfélaginu næst hámarks árangur rafrænnar stjórnsýslu.