Markviss þekkingarstjórnun með áherslu á upplýsingakerfi, innra skipulag og ferla í skipulagsauði

Abstract

Rannsóknarspurningar þessarar rannsóknar eru: Hvernig fer þekkingarstjórnun fram og hvernig myndi markviss þekkingarstjórnun nýtast? Markmið rannsóknarinnar var að rannsaka markvissa þekkingarstjórnun í fyrirtækjum með tilliti til skipulagsauðar í fyrirtækjum. Horft var til þess hvort hún væri til staðar og hvernig hún væri framkvæmd. Í rannsókninni voru notuð eigindleg aðferðarfræði. Aðferðirnar sem beitt var við gagnaöflun voru viðtöl við tíu einstaklinga í sjö fyrirtækjum, þátttökuathugun í áttunda fyrirtækinu og fyrirliggjandi gögn, svo sem handbækur og bæklingar. Sjö fyrirtækjanna höfðu ýmist innleitt þekkingarstjórnunarkerfi eða voru að innleiða slíkt kerfi. Í öllum tilvikum var um að ræða viðskiptamannakerfi. Einnig voru tekin viðtöl við fjóra einstaklinga í fyrirtæki sem ekki hafði innleitt þekkingarstjórnunarkerfi. Niðurstaða rannsóknarinnar er að þekkingarstjórnun fer fram í öllum fyrirtækjunum. Í þeim fyrirtækjum sem höfðu eða voru að innleiða viðskiptamannakerfi, beindist umræðan meira að kerfunum sjálfum, innleiðingu þeirra og hvernig þau nýttust við þekkingarstjórnunina. Fram komu ýmsir þættir sem mikilvægt er að hafa í huga þegar ákveðið er að taka upp þekkingarstjórnunarkerfi, svo sem að tryggja virkan þátt stjórnenda, framkvæma yfirgripsmikla þarfagreiningu, setja fram innleiðingastefnu sem er uppfærð reglulega, huga vel að því að velja kerfi sem hentar innleiðingastefnu fyrirtækisins, gefa innleiðingunni nægilegan tíma og huga vel að fræðslu starfsmanna. Það fyrirtæki sem ekki hafði tekið upp þekkingarstjórnunarkerfi viðhafði þó nokkra þekkingarstjórnun. Fram kom að mikið var um leynda þekkingu í fyrirtækinu og skýr ábending um að rafrænt og skriflegt verklag hentar ekki alltaf við miðlun þekkingar. Í viðtölum við viðmælanda þess fyrirtækis kom fram ákall um skýrara verklag við fræðslustjórnun og skjalastjórn. Með það í huga myndu að minnsta kosti þær hliðar markvissrar þekkingarstjórnunar henta fyrirtækinu.

The study's research questions were as follows: How is knowledge management done, and how would purposeful knowledge management be utilized? The goal of this study was to investigate purposeful knowledge management in companies with respect to their organizational resources. The focus was on whether knowledge management was in place, and how it was implemented. Qualitative research methods were employed in the study. Interviews were taken with 10 individuals in seven companies, and a field study was done in the eighth company. Seven of the companies had either introduced a knowledge management system or were introducing such a system. In all cases customer systems were involved. Interviews were also taken with four individuals in a company that had not introduced a knowledge management system. The conclusion of this study is that knowledge management goes on in all of the companies. In the companies that had introduced or were introducing customer systems, the discussion was directed more at the systems themselves, their introduction, and how they would be utilized for knowledge management. Various factors emerged as important to keep in mind when deciding to adopt a knowledge management system, such as ensuring management's active participation, conducting extensive needs analysis, laying out an introduction policy that is regularly updated, giving careful consideration to selecting a system suitable for the company's introduction policy, allocating sufficient time for the introduction and giving careful consideration to instruction for the employees. The company that had not adopted a knowledge management system nevertheless had some knowledge management. It emerged that there was a great deal of hidden knowledge in the company, and there was a clear indication that digital and written procedure is not always suitable for the distribution of knowledge. During interviews with this company, an appeal emerged for clearer procedure in the management of instruction and documents. Given this, at least two facets of purposeful knowledge management suit the company