is Íslenska en English

Lokaverkefni Háskóli Íslands > Félagsvísindasvið > Meistaraprófsritgerðir - Félagsvísindasvið >

Vinsamlegast notið þetta auðkenni þegar þið vitnið til verksins eða tengið í það: http://hdl.handle.net/1946/8041

Titill: 
  • Í upphafi skal endinn skoða. Rafræn skjalastjórn og langtímavarðveisla gagna hjá opinberum stofnunum og fyrirtækjum
  • Titill er á ensku Electronic records management and long term preservation of data in Icelandic organizations
Skilað: 
  • Apríl 2011
Útdráttur: 
  • Markmið þessarar rannsóknar var að kanna hvernig rafrænni skjalastjórn var háttað hjá opinberum stofnunum og fyrirtækjum. Þá var markmiðið að kanna hvernig langtímavarðveisla rafrænna gagna gekk fyrir sig og hversu langt á veg hún var komin hjá opinberum stofnunum og fyrirtækjum. Nauðsynlegt þótti að skoða einnig starfsemi Þjóðskjalasafns Íslands til að fá heildarmynd. Notuð var eigindleg aðferðafræði þar sem tekin voru opin viðtöl við starfsmenn fimm opinberra stofnana og fyrirtækja sem og starfsmann Þjóðskjalasafns og tvo fagaðila. Einnig var sótt ráðstefna Félags um skjalastjórn og Þjóðskjalasafns Íslands. Niðurstöður benda til þess að áhættan við langtímavarðveislu rafrænna gagna sé töluverð ef ekki er staðið rétt að hlutunum. Sjá þarf til þess að allt starfsfólk vinni í rafrænu skjalastjórnarkerfunum svo að gögnin glatist ekki á sérdrifum. Einnig þarf að grisja reglulega til þess að mikilvæg gögn týnist ekki innan um óþarfa gögn. Samskipti stofnana við Þjóðskjalasafn eru almennt góð og Þjóðskjalasafn hefur bætt sig á undanförnum árum með gerð reglna og leiðbeiningabæklinga. Þjóðskjalasafn er ekki komið langt á veg með langtímavarðveislu rafrænna gagna. Reglur um slíkt voru gefnar út árið 2009 og síðan þá hafa stofnanir farið að vinna í því að fara að skila rafrænt. Enn hefur þó enginn skilaskyldur aðili fengið samþykkt rafrænt skjalastjórnarkerfi. Að lokum kom fram að stjórnendur og starfsfólk eru almennt samstarfsfús varðandi notkun á rafrænum skjalastjórnarkerfum.

  • Útdráttur er á ensku

    The main purpose of this research was to figure out how electronic records management worked in Icelandic organizations. Also to explore long term preservation of electronic data and what the status was on that matter at the National Archives of Iceland (NAI). Qualitative reseach was used, taking open interviews with employees from five organizations, an employee of the NAI and two specialists. Some additional information was gathered at a conference held by the Icelandic Records Management Association and the NAI. Conclusions of this research show that the risk of long term preservation of electronic data can be considerable if not properly cared for. All employees must work with the electronic records management systems to ensure that no data is lost on their personal workstations. Also all data should be sorted on a regular basis to ensure that no important data is lost among data of less importance. In general the communication between organizations and the NAI is very good. The NAI has improved their efficiency over the last few years by setting rules and guide lines about long term preservation of electronic data. The NAI´s progress for the long term preservation of electronc records is ongoing. Rules on that matter were published in 2009 and since then organizations have started to prepare for the delivery of electronic documents to the NAI. At this point no Icelandic organization has had their electronic records management systems approved by the NAI. Lastly conclusions show that supervisors and employees are generally cooperative when it comes to using and supporting the use of electronic records management systems.

Samþykkt: 
  • 29.4.2011
URI: 
  • http://hdl.handle.net/1946/8041


Skrár
Skráarnafn Stærð AðgangurLýsingSkráartegund 
Lokaritgerð-Sigurlaug.pdf692.18 kBOpinnHeildartextiPDFSkoða/Opna